Arquivo Público do Distrito Federal

Art. 3º Ao Gabinete, unidade orgânica de representação política e social, diretamente subordinado ao Superintendente, compete:

I – Assistir o Superintendente na definição e cumprimento de sua agenda institucional;

II – Assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso à informação, de forma eficiente e adequada aos objetivos da referida Lei;

III – Monitorar a implementação do disposto na lei e apresentar relatórios periódicos sobre o seu cumprimento;

IV – Recomendar as medidas indispensáveis à implementação e ao aperfeiçoamento das normas e procedimentos necessários ao correto cumprimento da lei;

V- Orientar as respectivas unidades do Arquivo Público do Distrito Federal no que se refere ao cumprimento do disposto na lei e seus regulamentos;

VII – exercer a supervisão administrativa do órgão, dos seus setores e dos agentes nele lotados, em todos os seus níveis;

VIII – examinar, preparar e despachar o expediente institucional do ArPDF;

IX – elaborar textos para subsidiar discursos e apresentações para o público externo;

X – articular-se com as unidades administrativas integrantes da estrutura orgânica do ArPDF para a coleta de dados, informações e subsídios técnicos sobre a atuação do órgão ;

XI – consolidar relatório anual de gestão do ArPDF, com base nos relatórios parciais de atividades encaminhados pelas demais unidades da Instituição;

XII – sugerir alterações estruturais, regimentais e racionalização de rotinas, métodos e procedimentos para melhoria na execução das atividades institucionais;

XIII – receber e consolidar propostas de manuais de serviços e normas de funcionamento das unidades administrativas e técnicas do ArPDF, submetendo-as à apreciação prévia da Assessoria Jurídica para posterior decisão superior;

XIV– acompanhar o andamento dos projetos de interesse do ArPDF;

XV– propor e acompanhar a negociação de acordos, parcerias e projetos especiais de interesse do ArPDF;

XVI – promover a publicação de atos oficiais;

XVII – exercer outras competências que lhe forem delegadas ou atribuídas pelo Superintendente do Arquivo Público do Distrito Federal.

Unidade de Gestão de Documentos e Protocolo – UGED

Art. 8º À Unidade de Administração Geral, unidade orgânica de comando e supervisão, diretamente subordinada ao Superintendente, compete:

VII– planejar, dirigir, coordenar e controlar a execução setorial das atividades de gestão de pessoas, planejamento, orçamento e finanças, serviços gerais, administração de material, patrimônio, apoio administrativo, conservação e manutenção de próprios do ArPDF;

VIII – subsidiar tecnicamente os órgãos centrais relacionadas com as funções de planejamento, orçamento, pessoal, material, patrimônio e serviços gerais;

IX – propor e elaborar normas relativas à administração geral de uso interno, respeitando as orientações definidas pelos órgãos centrais;

X – dirigir, coordenar, controlar e avaliar a execução das atividades de orçamento, finanças, programação orçamentária e financeira, controle da despesa de pessoal, encargos sociais, contratos administrativos e corporativos, convênios e suprimento de fundos;

XI – coordenar as atividades de elaboração da proposta orçamentária em conjunto com as demais unidades do ArPDF e cadastrar a inclusão da proposta consolidada no sistema informatizado;

XII – coordenar, elaborar e supervisionar a formalização de contratos e convênios, no âmbito do ArPDF;

XIII – solicitar e controlar a designação de executores de contratos e convênios bem como orientar seu trabalho;

XIV – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 12. À Coordenação do Sistema de Arquivos, unidade orgânica de comando e supervisão, diretamente subordinada ao Superintendente, compete:

I – assessorar o Superintendente no âmbito de sua atuação;

II – planejar, coordenar, supervisionar e implementar a política de arquivos do Distrito Federal, no seu âmbito de atuação;

III – planejar, coordenar e supervisionar a gestão de documentos, nas fases corrente e intermediária, no âmbito do Sistema de Arquivos do Distrito Federal-SIARDF;

IV – planejar e coordenar a capacitação em gestão de documentos para os servidores da Administração Pública do Distrito Federal;

V – planejar e coordenar os ciclos de estudos, seminários, conferências e iniciativas congêneres destinados ao debate de temas relacionados à gestão de documentos pertinentes à Administração Pública do Distrito Federal;

VI – fomentar a criação de centros de arquivamento intermediário e unidades de protocolo e arquivo;

VII – promover o diálogo entre o Arquivo Público e os órgãos setoriais do Sistema de Arquivo do Distrito Federal -SIARDF;

VIII – elaborar e propor estratégias para a gestão de informação e conhecimento no âmbito do SIARDF;

IX – planejar e executar projetos e planos de trabalho de sua competência;

X – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 13. À Diretoria de Controle e Monitoramento, unidade orgânica de direção e supervisão, diretamente subordinada à Coordenação do Sistema de Arquivos, compete:

I – assessorar a Coordenação do Sistema de Arquivos no âmbito de sua atuação;

II – opinar, elaborar e acompanhar as normas, regulamentos e instrumentos de gestão de documentos;

III – orientar e acompanhar a instalação e funcionamento de unidades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;

IV – orientar e acompanhar a instalação e funcionamento de centros de arquivamento no âmbito dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;

V – orientar e acompanhar a instalação e funcionamento de unidades protocolizadoras no âmbito dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;

VI – coletar e processar informações sobre acervos e serviços arquivísticos no âmbito dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF, atualizando o cadastro de arquivos do DF;

VII – acompanhar o recolhimento e a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;

VIII – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 14. À Gerência de Estudos Técnicos e Normativos, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Controle e Monitoramento, compete:

I – realizar análise teórica, técnica e normativa relacionada a gestão de documentos, arquivologia ou assuntos relacionados ao ArPDF;

II – acompanhar e analisar a legislação relacionada a gestão de documentos vigente ou aplicada ao Distrito Federal;

III – opinar sobre a aplicação ou execução de procedimentos de gestão de documentos no âmbito dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;

IV – executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 15. À Gerência de Monitoramento dos Órgãos Setoriais, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Controle e Monitoramento, compete:

I – manter cadastro geral atualizado das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, das unidades protocolizadoras e das unidades de arquivamento dos órgão setoriais que compõem o SIARDF;

II – realizar diagnóstico quantitativo e qualitativo dos acervos documentais e serviços de gestão de documentos prestados pelos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;

III – monitorar as ações de gestão de documentos desenvolvidas pelos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;

IV – executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 16. À Diretoria de Capacitação e Orientação Técnica, unidade orgânica de direção e supervisão, diretamente subordinada à Coordenação do Sistema de Arquivos, compete:

I – assessorar a Coordenação do Sistema de Arquivos no âmbito de sua atuação;

II – planejar e promover orientação técnica em gestão de documentos nos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;

III – planejar, coordenar, supervisionar e promover capacitação em gestão de documentos nos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;

IV – promover eventos de integração e cooperação entre os órgãos setoriais que compõem o SIARDF;

V – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 17. À Gerência de Capacitação, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Capacitação e Orientação Técnica, compete:

I – promover capacitação em gestão de documentos nos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;

II – elaborar material didático e pedagógico em gestão de documentos;

III- avaliar a capacitação realizada e promover o seu aperfeiçoamento;

IV – executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 18. À Gerência de Instrumentos de Gestão de Documentos, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Controle e Monitoramento, compete:

I – elaborar, acompanhar, analisar e atualizar os instrumentos e manuais de gestão de documentos;

II – elaborar, acompanhar e analisar o plano de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio do SIARDF;

III – manifestar-se sobre a elaboração e atualização de planos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos das atividades-fim e demais instrumentos de gestão de documentos desenvolvidos pelos órgãos integrantes do SIARDF;

IV – executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 19. À Gerência de Orientação Técnica, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Capacitação e Orientação Técnica, compete:

I – orientar os órgãos setoriais que compõem o SIARDF no desenvolvimento de atividades de gestão de documentos;

II – orientar as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos – CSADs quanto à aplicação dos procedimentos de gestão de documentos;

III – orientar a elaboração dos planos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos das atividades-fim dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;

IV – executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 20. À Coordenação de Arquivo Permanente, unidade orgânica de comando e supervisão, diretamente subordinada ao Superintendente, compete:

I – assessorar o Superintendente no âmbito de sua atuação;

II – planejar, coordenar, supervisionar e implementar a política de arquivos do Distrito Federal, no seu âmbito de atuação;

III – planejar, coordenar e supervisionar a entrada de arquivos permanentes, provenientes dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF, e de arquivos privados;

IV – planejar, coordenar e supervisionar as atividades de tratamento técnico e preservação de arquivos permanentes, sob a guarda do ArPDF;

V – prestar orientação técnica a instituições custodiadoras de arquivos permanentes, em especial aos órgãos setoriais que compõem o SIARDF;

VI – propor e manifestar-se quanto à aquisição de arquivos privados;

VII – apoiar e manifestar-se quanto ao processo de identificação dos arquivos privados para fins de declaração de interesse público e social;

VIII – planejar, coordenar e supervisionar as atividades de pesquisa, difusão e acesso ao acervo arquivístico sob a guarda do ArPDF;

IX – planejar e coordenar as atividades da biblioteca;

X – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 21. À Diretoria de Tratamento e Preservação, unidade orgânica de direção e supervisão, diretamente subordinada à Coordenação de Arquivo Permanente, compete:

I – assessorar a Coordenação de Arquivo Permanente no âmbito de sua atuação;

II – planejar e coordenar as atividades de tratamento técnico e preservação de arquivos permanentes recolhidos dos órgãos setoriais que compõem o SIARDF ou de arquivos privados;

III – apoiar as atividades de pesquisa, acesso e difusão;

IV – supervisionar o gerenciamento dos depósitos de documentos;

V – prestar orientação técnica aos órgãos setoriais que compõem o SIARDF no âmbito de sua competência;

VI – planejar, coordenar e supervisionar as ações relacionadas com as atividades de preservação de documentos;

VII – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 22. À Gerência de Tratamento e Preservação de Acervo Digital, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Tratamento e Preservação, compete:

I – assessorar a Diretoria de Tratamento e Preservação no âmbito de sua atuação;

II – executar as atividades relacionadas com a recepção, conferência, arranjo, descrição e a guarda dos documentos digitais;

III – elaborar instrumentos de pesquisa;

IV – prestar orientação técnica aos órgãos setoriais que compõem o SIARDF no âmbito de sua competência;

V – gerenciar o depósito de documentos digitais;

VI – subsidiar e executar procedimentos para a preservação do acervo digital;

VII – desenvolver estudos em acesso, armazenamento e preservação digital;

VIII – apoiar as atividades de consulta e de divulgação;

IX – organizar os documentos digitais e representantes digitais de acordo com as normas e técnicas arquivísticas do CONARQ e legislação correlata;

X – estabelecer padrões, normas e protocolos de processamento, acesso e armazenamento para arquivamento digital;

XI – adotar e manter sistema informatizado de indexação, busca e acesso que possibilite a recuperação e difusão das informações contidas nos documentos digitais e representantes digitais;

XII – adotar procedimentos de segurança da informação;

XIII – executar técnicas de preservação e restauração nos documentos digitais e representantes digitais, de acordo com processos técnicos;

XIV – executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 23. À Gerência de Tratamento e Preservação de Acervo Textual e Cartográfico, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Tratamento e Preservação, compete:

I – assessorar a Diretoria de Tratamento e Preservação no âmbito de sua atuação;

II – executar as atividades relacionadas com a recepção, conferência, arranjo, descrição e a guarda dos documentos textuais e cartográficos;

III – prestar orientação técnica aos órgãos setoriais que compõem o SIARDF no âmbito de sua competência;

IV – elaborar instrumentos de pesquisa;

V – apoiar as atividades de consulta e de divulgação;

VI – gerenciar os depósitos de documentos textuais e cartográficos;

VII – executar procedimentos para a preservação de documentos textuais e cartográficos;

VIII – executar ações de conservação preventiva e curativa;

IX – reformatar o acervo com produção de negativos fotográficos, digitalização e microfilmagem de documentos;

X – desenvolver pesquisas nas áreas de entomologia, microbiologia e química, com vistas à conservação de documentos, e de estudos para a produção de materiais especiais com qualidade arquivística, aplicáveis à preservação de acervos documentais;

XI – organizar e realizar atividades de capacitação em preservação;

XII – executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 24. À Gerência de Tratamento e Preservação de Acervo Audiovisual, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Tratamento e Preservação, compete:

I – assessorar a Diretoria de Tratamento e Preservação no âmbito de sua atuação;

II – executar as atividades relacionadas com a recepção, conferência, arranjo, descrição e a guarda dos documentos iconográficos, sonoros, filmográficos e micrográficos;

III – prestar orientação técnica aos órgãos setoriais que compõem o SIARDF no âmbito de sua competência;

IV – gerenciar os depósitos de documentos audiovisuais;

V – executar procedimentos para a preservação de documentos audiovisuais;

VI – executar ações de conservação preventiva e curativa;

VII – elaborar instrumentos de pesquisa;

VIII – apoiar as atividades de consulta e de difusão;

IX – reformatar o acervo com produção de negativos fotográficos, digitalização e microfilmagem de documentos;

X – desenvolver pesquisas nas áreas de entomologia, microbiologia e química, com vistas à conservação de documentos, e de estudos para a produção de materiais especiais com qualidade arquivística, aplicáveis à preservação de acervos documentais;

XI – organizar e realizar atividades de capacitação em preservação;

XII – executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 25. À Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso, unidade orgânica de direção e supervisão, diretamente subordinada à Coordenação de Arquivo Permanente, compete:

I – assessorar a Coordenação de Arquivo Permanente no âmbito de sua atuação;

II – planejar, coordenar e supervisionar as atividades de pesquisa, difusão e acesso ao arquivo permanente sob a custódia do ArPDF e à biblioteca;

III – executar pesquisas auxiliares ao tratamento técnico arquivístico;

IV – supervisionar as visitas ao ArPDF;

V – supervisionar ações de difusão do ArPDF;

VI – fomentar pesquisas para a produção de conhecimento científico sobre a história do Distrito Federal, inclusive por meio de referenciamento de fontes;

VII – desenvolver outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 26. À Gerência de Difusão, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso, compete:

I – assessorar a Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso no âmbito de sua atuação;

II – planejar, coordenar e realizar pesquisas histórico-culturais visando a difusão do acervo;

III – conceber e planejar programa de caráter pedagógico e outras ações de difusão do acervo;

IV – planejar, controlar e executar as atividades de visitação às instalações do ArPDF;

V – executar a programação editorial e supervisionar os trabalhos de preparação de originais, revisão e editoração;

VI – executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 27. À Gerência de Atendimento ao Público, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso, compete:

I – assessorar a Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso no âmbito dê sua atuação;

II – planejar, coordenar e executar as ações relacionadas com o atendimento ao usuário;

III – produzir e consolidar dados quantitativos e qualitativos relativos ao atendimento ao usuário;

IV – coordenar, controlar e executar as atividades relativas à certificação, transcrição, autenticação e à reprodução de documentos;

V – subsidiar a área de preservação do acervo com informações sobre o estado de conservação dos documentos;

VI – subsidiar as unidades de guarda, descrição e preservação do acervo quanto às necessidades apresentadas pelos usuários;

VII – executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.

Art. 28. À Gerência de Biblioteca, unidade orgânica de execução, diretamente subordinada à Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso, compete:

I – assessorar a Diretoria de Pesquisa, Difusão e Acesso no âmbito de sua atuação;

II – produzir e consolidar dados quantitativos e qualitativos relativos ao atendimento ao usuário;

III – planejar, coordenar e executar as ações relacionadas ao acervo bibliográfico e hemerográfico;

IV – promover o tratamento técnico e a gestão da coleção bibliográfica especializada e de obras raras sob sua guarda, zelando por sua preservação;

V – sugerir a atualização da coleção bibliográfica;

VI – incorporar ao acervo bibliográfico exemplares das publicações editadas pelo ArPDF;

VII – elaborar os instrumentos destinados à difusão do acervo bibliográfico;

VIII – apoiar as atividades de consulta e de difusão;

IX – executar outras atividades que lhe forem atribuídas na sua área de atuação.